Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả xây dựng, khai thác và quản lý website của Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc

 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VĨNH PHÚC 
 TRUNG TÂM GDTX TỈNH 
 BÁO CÁO KẾT QUẢ 
 NGHIÊN CỨU, ỨNG DỤNG SÁNG KIẾN 
 Tên sáng kiến: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả xây dựng, khai 
 thác và quản lý website của Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc 
Tác giả sáng kiến: THIỀU THỊ HẠNH 
 Mã sáng kiến: 40.68.02 
 Vinh̃ Yên, thá ng 2 năm 2019 
 1 
 trang bị tôi áp dụng “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả xây dựng, khai 
thác và quản lý website của Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc” 
2. Tên sáng kiến: 
 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả xây dựng, khai thác và quản lý 
website của Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc 
3. Tác giả sáng kiến: 
 - Họ và tên: Thiều Thị Hạnh 
 - Địa chỉ tác giả sáng kiến: Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc 
 - Số điện thoại: 0984939345; Email: thieuhanhtt@gmail.com 
4. Chủ đầu tư tạo ra sáng kiến: 
 Tác giả sáng kiến đồng thời là chủ đầu tư tạo ra sáng kiến: Thiều Thị Hạnh 
5. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: 
 Quản lý và nâng cao chất lượng khai thác và quản lý website của Trung tâm 
GDTX tỉnh Vĩnh Phúc 
6. Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu hoặc áp dụng thử: 
 Bắt đầu từ năm học 2017-2018 
7. Mô tả bản chất của sáng kiến: 
7.1. Về nội dung của sáng kiến: 
7.1.1. Cơ sở lý luận 
 Trước những yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra đối với toàn ngành trong việc 
thực hiện Nghị quyết của Trung ương Đảng (Khóa XI) về đổi mới căn bản, 
toàn diện giáo dục và đào tạo, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) và 
truyền thông được xem là một trong những chìa khóa then chốt để ngành giáo 
dục hiện thực hóa nhiệm vụ đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo. 
Điều này đã được Bộ GD&ĐT cụ thể hóa trong Kế hoạch hành động của 
ngành, đó là tăng cường ứng dụng CNTT trong quản lý và hỗ trợ hoạt động 
dạy, học và nghiên cứu khoa học, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và 
 3 
 bảo khai thác và sử dụng hiệu quả và xứng đáng là đại diện duy nhất cho đơn 
vị trong thế giới phẳng mạng toàn cầu Internet. 
7.1.2. Cơ cở thực tiễn 
 Trên cơ sở nghiên cứu văn bản tài liệu, tìm hiểu nhiều mô hình website, 
nhiều website hoạt động tốt tôi nhận thấy các website muốn hoạt động hiệu 
quả thì ban quản trị phải nắm vững các vấn đề sau: 
 Thứ nhất: Cần hiểu đúng về khái niệm, chức năng của website. Theo 
Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ, 
trang thông tin điện tử (website) nói chung là hệ thống thông tin dùng để thiết 
lập một hoặc nhiều trang thông tin được trình bày dưới dạng ký hiệu, số, chữ 
viết, hình ảnh, âm thanh và các dạng thông tin khác phục vụ cho việc cung 
cấp và sử dụng thông tin trên Internet. Website của đơn vị được phân loại là 
trang thông tin điện tử nội bộ, cung cấp thông tin về chức năng, quyền hạn, 
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, dịch vụ, sản phẩm, ngành nghề và thông tin khác 
phục vụ cho hoạt động của chính đơn vị mình và không cung cấp thông tin 
tổng hợp (Thông tin tổng hợp là thông tin được tổng hợp từ nhiều nguồn 
thông tin, nhiều loại hình thông tin về một hoặc nhiều lĩnh vực chính trị, kinh 
tế, văn hóa, xã hội). Và các nội dung này cũng đã được Bộ GD&ĐT cụ thể 
hóa trong quy định của ngành tại Thông tư số 53/2012/TT-BGDĐT ngày 
20/12/2012 về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và cổng thông tin điện 
tử tại sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo và các cơ sở giáo dục 
mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên. 
 Thứ hai: Cần phân loại, hệ thống đầy đủ các nội dung website cần 
phải có căn cứ các văn bản, quy định hiện hành về quản lý, cung cấp, sử 
dụng dịch vụ internet và thông tin trên mạng; từ khái niệm, chức năng của 
 5 
 Thông tin giáo dục phổ biến pháp luật liên quan tới giáo dục đào tạo, cụ 
thể: Đăng tải lại toàn văn các văn bản, quy định của cấp có thẩm quyền về 
giáo dục như điều lệ, quy chế, quy định, chế độ, chính sách... về giáo dục. 
 Thông tin về niên giám thống kê: Niên giám thống kê ít nhất 5 năm gần 
đây hoặc từ ngày thành lập với các số liệu thống kê về qui mô (Tối thiểu phải 
cung cấp đầy đủ thông tin theo các biểu mẫu thống kê giáo dục do Bộ 
GD&ĐT ban hành cho các đơn vị) về: Trường, lớp, học sinh, cơ sở vật chất. 
 Đăng tải kho tài nguyên dành cho cán bộ quản lý, giáo viên và học sinh 
nhằm cung cấp và chia sẻ tài nguyên số về giáo dục do cơ quan quản lý giáo 
dục và cơ sở giáo dục tự làm (bao gồm: các phần mềm giáo dục, sách điện tử, 
bài giảng điện tử, bài giảng e-Learning, học liệu điện tử...) phục vụ đổi mới 
phương pháp dạy học và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giáo 
dục. (Trang tài nguyên có đường kết nối vào thư viện tài nguyên của Bộ 
GD&ĐT, Sở GD&ĐT để sử dụng tài nguyên chung, không cần sao chép lại 
nhiều lần). 
 Cung cấp thông tin kết quả học tập nhằm mang tới khả năng tra cứu kết 
quả học tập, rèn luyện của học sinh, quản lý thông tin học sinh trực tuyến; kết 
quả các kỳ thi định kỳ, năm học; thông tin về văn bằng, chứng chỉ... 
 Thông tin về hỏi đáp và góp ý, website bắt buộc phải có phần tiếp nhận 
thông tin của độc giả và đăng tải những câu hỏi - giải đáp đối với những vấn 
đề chung, liên quan tới nhiều đối tượng. Đơn vị có trách nhiệm phải xem xét, 
phúc đáp kịp thời những câu hỏi, thắc mắc của độc giả về những nội dung liên 
quan trực tiếp tới đơn vị mình. 
 Chia sẻ liên kết cần thiết. Website phải tạo đường liên kết thông tin, dữ 
liệu với Cổng thông tin điện tử của Bộ GD&ĐT nhằm tăng cường phổ biến và 
chia sẻ thông tin thông qua các đường kết nối tới các website quan trọng của 
 7 
9 
 Quy trình đưa tin lên website: 
 BƯỚC NỘI DUNG THỰC HIỆN 
 Tiếp nhận yêu cầu đưa thông tin của các 
 phòng ban (yêu cầu gửi file thông tin qua Thành viên tổ 
 Bước 1 
 email baiwebgdtxhd@gmail.com và gửi biên tập tin bài 
 email đồng thời (Cc) đến tổ biên tập tin bài. 
 Hàng ngày Ban biên tập tin bài kiểm tra 
 thông tin của các phòng ban yêu cầu đăng 
 tin qua email lúc 9h00 và 14h30. Thành viên tổ 
 Bước 2 
 - Kiểm tra thông tin có hợp lệ theo quy định biên tập tin bài 
 hay không (theo quy định) 
 - Nếu dữ liệu không hợp lệ thì quay lại bước 1 
 Chỉnh lại hình thức bài viết cho phù hợp, kiểm Thành viên tổ 
 Bước 3 
 tra lỗi chính tả và chuyển cho tổ kỹ thuật biên tập tin bài 
 Thành viên tổ kỹ thuật đưa thông tin lên 
 website, thông báo (qua email hoặc điện 
 thoại) và gửi đường link cho bộ phận yêu Thành viên tổ kỹ 
 Bước 4 
 cầu đăng tin và yêu cầu kiểm tra lại nội thuật 
 dung đăng trên web. 
 Nếu chưa phù hợp trở lại bước 3. 
 - Ghi nhận thông tin vào sổ nhật ký công 
 việc hàng ngày. 
 - Báo cáo với trưởng ban biên tập danh sách Thành viên tổ 
 Bước 5 
 các bài viết đã đăng sau 30 ngày, nếu trưởng biên tập tin bài 
 ban biên tập đồng ý xóa bài viết nào thì bài 
 viết đó sẽ bị xóa. 
 10 
 7.1.4. Những hạn chế trong khai thác và sử dụng website 
 Mặc dù việc khai thác và sử dụng website của đơn vị hiện nay đã có 
những kết quả đáng ghi nhận song vẫn chưa đạt được hiệu quả như mong 
muốn. Có thể kể ra đây một số hạn chế sau: 
 Lượng tin bài trên website còn ít, chưa phong phú, chưa đúng tầm với 
quy mô của đơn vị. 
 Tỉ lệ cán bộ, giáo viên truy cập thường xuyên vào website còn ít, cá 
biệt có cán bộ giáo viên còn chưa biết tên miền của website. 
 Thông tin tuyển sinh trên website còn đơn điệu, thiếu tính thẩm mỹ và 
chưa thu hút được người đọc. 
 Sự tương tác giữa ban quản trị web với người dùng còn ở mức rất hạn 
chế. Chưa hỗ trợ các công tác khác của đơn vị. 
 7.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng, khai thác và quản 
lý website tại đơn vị: 
 7.2.1. Giải pháp 1: Đổi mới và nâng cao chất lượng các buổi thảo luận 
và sinh hoạt chuyên môn của ban quản trị 
 7.2.1.1. Mục tiêu 
 - Nâng cao chất lượng và kết quả của các buổi thảo luận và sinh hoạt 
chuyên môn của ban quản trị, hình thành phong cách làm việc theo nhóm có 
hiệu quả. 
 - Từ việc cải thiện chất lượng và kết quả của các buổi thảo luận, ban 
lãnh đạo, ban biên tập có cơ sở tốt hơn để xác định phương hướng phát triển 
của website phù hợp với tình hình và thực trạng của đơn vị. 
 12 
 thức, thái độ, năng lực làm việc của mỗi thành viên. Có sự khen ngợi động 
viên với các thành viên tích cực đồng thời cũng nhắc nhở, phê bình các thành 
viên thiếu tích cực trong buổi thảo luận. 
 7.2.1.3. Cách thức tiến hành 
 Thời gian sinh hoạt và thảo luận có thể quy định định kỳ theo tháng 
hoặc khi có những vấn đề mới, tình hình mới cần phổ biến đến toàn thể ban 
quản trị. 
 Trước mỗi buổi thảo luận, người chủ trì thông báo nội dung và thời 
gian thảo luận, phân công nhiệm vụ cho các thành viên, nhóm thành viên về 
các nội dung mà thành viên, nhóm thành viên đó phải đảm nhận. Gửi báo cáo 
nội dung thảo luận cho người phụ trách trước ít nhất 1 ngày trước khi diễn ra 
buổi thảo luận chính thức. 
 Đối với các vấn đề phát sinh, các vấn đề khó chưa có phương hướng 
giải quyết cần đề ra tiến độ và thời gian cụ thể, tránh tính trạng tránh né 
việc khó. 
 7.2.1.4. Điều kiện thực hiện 
 Lãnh đạo, người đứng đầu ban quản trị chịu trách nhiệm chủ trì các 
buổi sinh hoạt và thảo luận phải là người có năng lực trong lĩnh vực quản lý, 
có kỹ năng lãnh đạo, kiến thức chuyên môn tốt. 
 Với mỗi thành viên ban quản trị cần có ý thức tự rèn luyện, tự học hỏi, 
trao dồi kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, có ý thức và tinh thần trách nhiệm 
cao trong công việc. Có kỹ năng làm việc nhóm tốt. 
 7.2.2. Giải pháp 2: Huy động cán bộ giáo viên trong đơn vị cùng tham 
gia viết bài, xây dựng nội dung website. 
 14 
 dùng như tạo tài khoản, cấp quyền, xây dựng diễn đàn, phân công người phụ 
trách kỹ thuật ... 
 - Mỗi cán bộ, giáo viên đều có những mặt sở trường riêng không chỉ về 
chuyên môn nghiệp vụ và còn về các lĩnh vực khác trong đời sống. Tuy nhiên 
không phải ai cũng có hứng thú chia sẻ với người khác nhất là chia sẻ với 
cộng đồng trên website thông qua mạng internet. Chính vì vậy để lôi kéo và 
tạo hứng thú cho mỗi cán bộ giáo viên viết bài ở mỗi chủ đề chính cần có một 
hạt nhân. Hạt nhân là người có uy tín, có trình độ để tạo ra những bài viết đầu 
tiên hoặc những bài viết gợi mở và nêu vấn đề. Theo kinh nghiệm cho thấy, 
đối tượng hạt nhân không chỉ là cán bộ giáo viên đang công tác ở trong hoặc 
ngoài đơn vị mà còn có thể là những người đã hết tuổi công tác, những người 
mà có thừa kiến thức, kinh nghiệm cũng như thời gian. Hạt nhân sẽ do lãnh 
đạo đơn vị hoặc ban quản trị mời tham gia. Những bài viết có chất lượng của 
các hạt nhân này sẽ lôi kéo được rất nhiều người theo dõi và hưởng ứng. 
 - Thành lập các câu lạc bộ online sinh hoạt theo chủ đề và nội dung cụ thể. 
 - Đơn vị cũng có những cơ chế khen thưởng kịp thời để động viên 
những cá nhân, tập thể tích cực tham gia viết bài và xây dựng nội dung 
website. 
 7.2.2.4. Điều kiện thực hiện 
 - Lãnh đạo đơn vị hay lãnh đạo ban quản trị phải tìm được những hạt 
nhân có tâm huyết, nhiệt tình, phù hợp với mỗi nội dung chuyên đề. 
 - Ban quản trị website phải xây dựng được giao diện thân thiện, dễ 
dùng, đảm bảo các hoạt động đăng tin và bài viết của các thành viên được liên 
tục, tạo tâm lý tốt cho người dùng. 
 16